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Die Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“

Die Anwendung für das effiziente Management Ihrer Spenden- und Sponsoringaktivitäten

Sparkassen sind bekannt für ihr weit überdurchschnittliches soziales Engagement. Entsprechend häufig sind die Anfragen: Benötigt ein Verein finanzielle Unterstützung für ein Projekt, eine Investition oder eine Veranstaltung, ist die örtliche Sparkasse meist der erste Ansprechpartner. Sobald die Freiwillige Feuerwehr, der Sportverein, die Naturschutzinitiative oder die Altenpflege vor der Tür steht, beginnt ein aufwendiger Prozess. Die Recherche in Tabellen und Listen, Entscheidung, ob und in welcher Höhe eine Spende erfolgen kann, Erstellung von Schriftwechsel, Nachbearbeitung und Wiedervorlagen verursachen hohen Zeitaufwand. Selbst die Abfrage nach dem jeweils aktuellen Status ist meist mit aufwendigen Recherchen und Aufbereitungen verbunden. Zudem wird der Imagewert vieler Engagements mangels entsprechender Öffentlichkeitsarbeit nicht ausgeschöpft.

Ihre Vorteile Effizienz mit System: Maßgeschneidert für Ihre Sparkasse.

Aus der Praxis für die Praxis: Die Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ wurde speziell für die effiziente Abwicklung der Spenden- und Sponsoring-Engagements von Sparkassen entwickelt. Nutzen Sie diese Vorteile!

Entlasten Sie Ihre Entscheidungsträger, schaffen Sie mehr Transparenz, engagieren Sie sich noch erfolgreicher! Mit der Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ optimieren Sie nicht nur die gesamten Prozesse rund um Ihre Spenden- und Sponsoring-Engagements. Sie haben auch Ihre Budgets wesentlich besser im Griff. Ob Sie eine Gesamtübersicht benötigen oder sich die Ausgaben für einzelne Bereiche oder Empfänger genau ansehen wollen: Mit wenigen Mausklicks erhalten Sie die gewünschten Informationen, aufgeschlüsselt bis ins Detail. Mit komfortablen Suchfunktionen können Sie in Sekundenschnelle ermitteln, welche Empfänger wie viel Geld in den letzten Jahren bekommen haben. Auch laufende Anträge bei Ihren Geschäftsstellen und Stiftungen können Sie  komfortabel abgleichen und so mögliche Mehrfachförderungen vermeiden.

Die neuen Funktionen im Überblick:

Gutes kann noch besser werden. Und aus Erfahrungen lernt man. Deswegen wird die Anwendung „Soziales Engagement“ stetig weiterverbessert. Überzeugen Sie sich von den neuen Funktionen und verschaffen Sie sich einen Überblick.

1. Regionale Zuordnung von Engagements

Ihr Vorteil: Die Zuordnung eines Engagements zu einer Region oder einem Marktbereich unabhängig vom zugehörigen Budget bietet Ihnen eine regionale oder marktbezogene Auswertungsmöglichkeit der Engagementvergabe. Sie bekommen einen schnellen Überblick, was und wie viel in einer Region bzw. in einem Marktbereich an Geldern vergeben wurde.

2. Berechtigungsvergabe
Ihr Vorteil: Durch den Berechtigungsmechanismus der Sparkassen-Anwendung können einfache aber auch sehr komplexe Berechtigungsszenarien individuell umgesetzt werden. Oft ist die Steuerung des Zugriffs auf der Ebene einzelner Engagements notwendig. Beispielsweise aufgrund von regionalen Abgrenzungen sowie zentraler oder dezentraler Arbeits- bzw. Berechtigungsstrukturen.

3. Standardschnittstelle für Microsoft Word und OpenOffice Writer
Ihr Vorteil: Die Office-Integration von Microsoft Word und OpenOffice Writer bringt Ihnen mehr Flexibilität für die Gestaltung anspruchsvoller Dokumente und Korrespondenzen. Sie können auf den vollen Funktionsumfang der Textverarbeitung zugreifen. Des Weiteren entfallen zusätzliche Kosten, da Sie die Textverarbeitungssysteme nicht zusätzlich lizenzieren müssen.

4. Checklisten-Funktion
Ihr Vorteil: Checklisten bieten Ihnen mehr Transparenz bei der Abarbeitung eines Engagements. Die Checklisten-Funktion ist einfacher handzuhaben als das bisherige Handling einzelner Arbeitspakete. Darüber hinaus können Checklistenpunkte für die Automatisierung umfangreicher Tätigkeiten herangezogen werden, z. B. für die Erstellung von Mahnlisten (für fehlende Spenden- oder Empfangsbescheinigungen), Einladungslisten für Veranstaltungen etc.

5. Mahnwesen
Ihr Vorteil: Mit dieser Funktion ermitteln Sie mit einem Mausklick schnell und einfach alle Empfängeradressen, die z. B. für eine erhaltene Spende noch keine Spendenbescheinigung geliefert haben. Die Mahnfunktion kann auch für fehlende Eingangsrechnungen (beim Sponsoring), fehlende Empfangsbestätigungen beim PS-Zweckertrag oder andere kundenspezifische Anwendungsfälle eingesetzt werden. Die resultierende Verteilerliste dient Ihnen als Basis für einen Serienbrief.

6. Verteilerliste
Ihr Vorteil: Sie können einen Spendenempfänger direkt bei der Erfassung einer Spende oder anderer Engagements einer Verteilerliste zuordnen, z. B. um diesen später zu einer Veranstaltung einzuladen. Die resultierende Verteilerliste dient Ihnen als Basis für einen Serienbrief.

7. Datenexport
Ihr Vorteil: Alle Daten können Sie mittels Filtermöglichkeiten in einem universellen Ausgabeformat exportieren. Die CSV-Daten können Sie problemlos in anderen Systemen zur Analyse etc. verwenden.

8. SEPA-Felder
Ihr Vorteil: Die Anwendung ist SEPA-konform. Bei Ihren Adressen und Kontakten können Sie die IBAN und BIC erfassen. Wenn die Bankleitzahl und Kontonummer bereits eingetragen sind, wird die IBAN automatisch berechnet.

9. Elektronischer Briefbogen
Ihr Vorteil: Neben vorgedruckten Briefbögen können Sie auch auf einen elektronisch hinterlegten Briefbogen zurückgreifen. Die Dokumente können mit dem DocuPrinter im PDF-Format ausgedruckt werden.

10. Kostenpositionsdatensatz
Ihr Vorteil: Die Kostenpositionen bieten Ihnen die Möglichkeit, nicht nur die verbuchten sondern auch die tatsächlich geleisteten Zahlungen (Kontobuchungen) zu ermitteln. Die Kostenpositionen können Sie zudem mit Aktivitäten oder Workflows verknüpfen, um eine Prozessgesamtheit (von der Erfassung, über die Abarbeitung einer Anfrage, bis hin zur Zahlung und Nachbearbeitung) abzubilden. Die Kostenposition können Sie als SEPA-XML-Datei exportieren und in anderen Systemen weiterverarbeiten.

11. Verbandsreporting
Ihr Vorteil: Bei der Konfiguration der Anwendung sorgen wir für die Anpassung des Reportings an die Anforderungen Ihres Regionalverbands. Somit entfällt die bislang aufwändige Aufbereitung Ihrer Daten.

12. Definition von Sponsoring-Typen
Ihr Vorteil: Sponsoring-Engagements, die Sie nicht mit den vorgegeben Sponsoring-Prozessen erfassen können, können Sie als neuen Sponsoringtyp frei definieren. Die Möglichkeit, weitere Sponsoring-Typen zu definieren, ist auch aus Gründen der Datenanalyse sinnvoll.

13. Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten
Ihr Vorteil: Die Anwendung können Sie jetzt noch besser an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können z. B. einstellen, ob Sie das Scoringverfahren nutzen möchten oder ob ein Spendenbrief automatisch erstellt werden soll.

14. Visualisierung von Budgetständen
Ihr Vorteil: Durch die Ampeldarstellung erkennen Sie auf einen Blick, wieviel Prozent des Budgets ausgeschöpft sind. Sind noch mehr als 80 % des Budgets verfügbar, ist die Ampel grün. Bei weniger als 80 % ist die Ampel gelb. Eine rote Ampel wird angezeigt, wenn das Budget ausgeschöpft ist.

15. Themenbereiche für Stiftungen
Ihr Vorteil: Ihre Stiftungsengagements können Sie nach allgemein gültigen Themenbereichen klassifizieren und so für genauere Analysen berücksichtigen.

16. K.O.-Kriterien für Stiftungen
Ihr Vorteil: K.O.-Kriterien können Sie nun auch für Stiftungen definieren und damit schnell über eine Zu- oder Absage entscheiden.

17. Automatisierte Workflows
Ihr Vorteil: Genehmigungs-Workflows werden aufgrund von Kompetenzen oder anderer Ereignisse automatisch gestartet.

Die Anwendung „Soziales Engagement“: So individuell wie Ihre  Sparkasse.

Alle wichtigen Elemente der Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ können an Ihre Anforderungen angepasst werden. Legen Sie zum Beispiel die Kriterien für Ihr Spenden- oder Sponsoring-Engagement individuell fest. Definieren Sie die Scoring-Parameter entsprechend Ihrer Vorstellungen und binden Sie eigene Dokumentenvorlagen für Spendenbriefe und -bescheinigungen, Sponsoringverträge und Musterrechnungen ein.

Selbstverständlich steuern Sie die Zugangsrechte und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter ebenfalls ganz nach Ihren Vorstellungen. Ob ein Mitarbeiter nur Anfragen annehmen oder auch entscheiden darf – und wenn ja, in welchem Budgetrahmen – kann individuell abgestuft festgelegt werden.

Auch den gesamten Prozessablauf definieren Sie entsprechend Ihrer hausinternen Prozesse. Das System benachrichtigt dann automatisch die festgelegten Abteilungen über die nötigen Schritte. Die Anwendung dokumentiert ebenfalls, ob die jeweiligen Aktionen bereits durchgeführt wurden oder noch zu erledigen sind. Falls Kompetenzen überschritten wurden oder beispielsweise trotz negativer Kriterien eine Spende dennoch vergeben werden soll, werden automatisch die festgelegten Entscheider benachrichtigt.

Stiftungsentscheidungen in wenigen Minuten vorbereiten:
Die Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ ist nicht nur für Spenden und Sponsorings konzipiert. Sie ermöglicht Ihnen ebenso einfach Stiftungs-Engagements zu bearbeiten. Dazu geben Sie die eingegangenen Förderanträge nach vordefinierten Kriterien mit wenigen Mausklicks in die Anwendung ein. Auch bei der Eingabe der beantragten Geldsummen, des Verwendungszwecks und der Antragsbeschreibung unterstützt Sie ein komfortabler Assistent. Zudem können Sie unterscheiden, ob für die Bewilligung des Antrags ein Beiratsbeschluss notwendig ist oder nicht.

Transparente Sponsoring-Entscheidungen durch Softwareunterstützung  

Eine Erfolgsstory der Erzgebirgssparkasse.

Die Situation: Sponsoring-Verfahren vereinheitlichen

Sparkassen investieren in ihr gesellschaftliches Engagement nicht nur weit überdurchschnittliche finanzielle Mittel. Auch der organisatorische Aufwand ist hoch. Die Erzgebirgssparkasse stand fusionsbedingt zudem vor der Aufgabe, drei unterschiedliche Verfahrensweisen anzugleichen. Neben einer möglichst schlanken und effizienten Lösung suchte das Institut deshalb nach einer Möglichkeit, maximale Transparenz zu schaffen: Vorstand und Mitarbeiter verschiedener Bereiche und Abteilungen sollten einen schnellen Überblick der aktuellen Förderengagements bekommen und die Leiter der insgesamt 54 Filialen in die Entscheidungsfindung eingebunden werden.

Die Lösung: Zentrale Datenbank
Als der DSV der Erzgebirgssparkasse die Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ vorstellte, war die Entscheidung schnell gefallen: Mit diesem Werkzeug konnte nicht nur ein einheitlicher Prozess bei der Bemessung und Vergabe der Mittel sichergestellt werden. Auch die Einbindung der Prozessbeteiligten und die gewünschte Transparenz war durch die Vergabe differenzierter Zugriffsrechte kein Problem. So haben die Mitarbeiter im Thema „Nutzenstiftung“ im Vorstandsstab als Haupt-User unbeschränkten Zugang. Der Filialleiter vor Ort kann dagegen nur die nötigen Daten einsehen, um etwa die Empfänger zur Scheckübergabe einzuladen. Da auch die Budgetverwaltung in die Anwendung integriert ist, wird zudem das Rechnungswesen von der Erfassung und Auswertung der Fördergelder und Spendenbescheinigungen komplett entlastet: Mit einem Mausklick liegen alle nötigen Summen vor.

Der Nutzen: Mehr Transparenz, mehr Effizienz
Mit Einführung der Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ konnte die Erzgebirgssparkas-se ihre Prozesse bei der Sponsoring- und Spendenvergabe deutlich schlanker und übersichtlicher gestalten. Die differenzierten Zugriffsrechte geben alle Prozessbeteiligten schnellen Überblick und reduzieren auch die sonst üblichen Rückfragen deutlich. So kann das Förderengagement trotz steigender Anfragen nun von zwei Mitarbeitern wesentlich effizienter bewältigt werden.

Tipps zum erfolgreichen Einsatz der Sparkassen-Anwendung

„Soziales Engagement“:
Mit der Sparkassen-Anwendung „Soziales Engagement“ kaufen Sie kein Standardsystem von der Stange. Die Anwendung lebt von Ihren individuellen Einstellungen, Konfigurationen und persönlichen Dokumenten. Damit Sie nach der Installation unverzüglich mit der Anwendung arbeiten können, ist eine gute Vorbereitung wichtig.

Projekt: Ein Projektteam aus fachlichen und technischen Mitarbeitern ist die perfekte Mischung und bildet die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Erstellen Sie Projekt- und Zeitpläne. Damit behalten Sie den Überblick über offene Aufgaben und zeitliche Fixpunkte.

Installation: Bei der Installation der Software unterstützen wir Sie gerne fachlich und inhaltlich vor Ort. Sollten Sie darüber hinaus Bedarf nach weiterer Unterstützung haben, können Sie gerne zusätzliche Workshops buchen. Empfehlenswert sind 1–2 Workshop-Tage zur Erarbeitung des Lastenheftes.

Update: Neue Funktionen bedingen oft geänderte Konfigurationseinstellungen. Diese werden im Regelfall in der Setup-Datenbank der Anwendung vorgenommen. Hierfür steht Ihnen ein Migrationsdokument zur Verfügung, in dem genau beschrieben wird, welche Migrationsschritte und Konfigurationsänderungen von Ihnen vorgenommen werden müssen. Falls Sie Unterstützung bei der Installation benötigen, können Sie gerne einen Workshop-Tag buchen.

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